Asana で個人のタスク管理をする

週1本~2本のペースでブログを書く中でアイデアの広がりや、やってみたいことなどがいろいろ出てくるようになりました。これまでは簡単なメモなどで済ませていたのが、いよいよ本格的に管理の必要を感じてくる中で、いくつか試したところ Asana が良かったので紹介します。

タスク管理導入の背景

カック@ブロガー / k9u(@kakakakakku)さん にブログのメンターについていただいて早1ヶ月。最初に 20 のブログテーマを考え、またお話(DM)していく中で新しいブログのテーマをいただき、そして自分でも書いてみたいネタを考えるようになり、アイテムの整理が大変になってきました。

タスクの管理はもともと苦手、にもかかわらず色々思いついては書き散らかす困ったタイプでした。ところがブログを定期的に書いていくには優先順位や難易度(と、その準備)といったところから、ある程度整理が必要となります。

また超大型連休前で仕事も詰め込み状態、Slack で次々にやることが積まれてはスレッドが押し流されていく状況も重なったのもありました。

仕事のプロジェクト管理は別なので、個人のタスク管理として手軽に使えるもを探している中で良さそうなものから、同僚に紹介された Asana を使い始めたのが経緯です。

Asana とは

Asana https://asana.com/ja は “一番大事な仕事に、もっと時間を” をトップに題するプロジェクト管理のサービスです。

ToDo リストや、カンバン方式のタスク管理機能があるほか、ガントチャートのようなタイムライン、カレンダーなど豊富な機能を備えています。また無料プランもあるので個人や小規模なチームに手軽に導入できるもありがたいです。

導入企業もそうそうたるもので、2019年中には東京オフィスも開設されるとのことです。そのため4月1日には 東京でイベント も開催されたとのことで、いろいろと楽しみなサービスです。
また、とても使いやすさ楽しさを感じたのですが、その辺についても記事があり、こういったのも楽しいです。

参考

Asana の良いところ

日本語化されている

メニューもアプリも日本語化されています。また簡単なテンプレートプロジェクトも日本語化され説明も読めるので助かります。ノウハウ的なことやケーススタディも日本語で多く公開されているので、使い始めに困るこもなく、研究もいろいろとでいそうです。また最近話題の 1 on 1 プロジェクトのテンプレートもありおもしろいです。

参考

スマートフォンアプリが爆速!

私が持っているスマホ Xperia XZ1 での操作感になりますが、このアプリ、起動の速さが最高です!
まずスプラッシュがありません。一瞬だけ Asana のロゴカラーで画面が埋まりますが1秒もないぐらいの時間でマイタスクのリストが表示されます。その後リストがネット同期化されますがタスクの入力は行うことができます。この速さは個人タスク管理において最高の体験といえるでしょう。思いついたことを即座に入力できます。

これまではちょっとした ToDo や、思い付きをメモしておきたいときに待たされるのは苦痛ですし、待ってるうちに他のことをしたり、考えたりして入力することを忘れてしまうといったことがありました。しかしながら Asana のアプリを入れてから即入力できるようになりメモ忘れがなくなりました。

できればウィジェットも欲しかったのですが、表示が大きすぎで1画面使ってしまう勢いだったのでやめました。こちらは ToDo リストで上から表示できる分だけ「1 x 1」や「1 x 2」ぐらいだと嬉しかったです。(スケジュール管理は ジョルテ を使っていて、その ToDo ウィジェットが良いので Google Calendar 経由で連携に挑戦してみたいです)

アプリはこちらから入手できます。

ネットにつながっていなくても利用できる

スマホアプリなら当然でないと困りますが、ネットにつながってない状態でも入力できます。もちろんネットへつながった時に同期してくれるので安心です。いつでも使えるのが助かります。
これはブラウザでも同様でリストはあらかじめアクセスしていないといけませんが、リストが表示できていればタスクは追加できます。残念ながらローカルストレージへは保存してくれないのでブラウザを閉じてしまったら消えてしまうのはありますが。それでもリストさえ取得しておけばある程度操作できるのはよいです。

アプリやサービス連携が豊富

公式ページには 100以上と書かれていますが、とにかくたくさんあります。Gmail などのメール連携から、Slack などのチャット、ストレージなどなど。
また API も公開されているようなので、自分なりのアクションを作りこむこともできそうです。こちらは存在の確認だけで詳細を読んでないのですが、いずれ挑戦してみたいと思います。

参考

エフェクトでテンションが上がる

タスクを完了するとキラキラで流れて行ったり、サプライズ的な特別効果が表示されたりと楽しさがあります。
こういったエフェクトが作業する楽しさにもつながり、とても良いテンションで作業ができますし、また登録したくなります。

Asana のサインアップ

まず https://asana.com/ja へアクセスし利用するメールアドレスを入力し [無料で試す] をクリックしサインアップします。(Gmail を使うと会社のメールアドレスを求められますが [個人用メール] で続けられますし、Gmail の受信トレイを開くボタンも用意してくれるユーザーフレンドリー仕様です)

入力したメールアドレスに来たメールから [メールアドレスを確認] をクリックし、ようこそ画面が表示されるので [始める] をクリックします。
プロフィールのセットアップ画面が表示されるので、写真、氏名、パスワードを入力し [続行] をクリックします。

チームの情報を聞かれるので [チームタイプ] と [チーム名] を入力し [チームを作成] をクリックします。チームは ID 管理されているようでユニーク性は求められないため安心です。

続いてチームに参加するユーザーのメールアドレスを求められます。必要に応じて追加します。
最後に [無料トライアルを始める] 画面が表示されクレジットカードの入力を求められますが 無料の Basic 版を使うには入力する必要はありません。 画面右の [無料トライアルを始める] の下にある [制限付きバージョンで続ける] をクリックします。

無事 Asana を使い始めることができるようになりました!

プロジェクトを作るように求められてますが [マイタスク] だけで使っていくことができます。

そして、ぜひサンプルタスクを作って完了してみてください!
タスク完了のエフェクトとサプライズが待ってます。
試していただきたいのでキャプチャは割愛 (取るのが難しかったのは内緒の方向で)
さらに [プロフィール] - [プロフィール設定] - [ハック] から [さらに楽しく] できるみたいです。


今回タスク管理のためにいろいろと調べていたら、最近はプロジェクト管理系のツールにモダンなチャットが統合されるようになってきているようで持ちました。もしかしたら新しいツールの時代が来ているのかもしれませんね。

普段 Slack を使っていますが、タスクが大量に発生してくる状況になってくるとタスク(イシュー、チケット etc…)を作成するのが手間になったり、埋もれたりしてしまいます。そうなるとチャットから簡単にタスクが作れたらいいなぁと思っていて、チャットからタスク管理よりも、使いやすいタスク管理に Slack などのモダンチャットがついたら最高なのかなと。

当面は個人タスク管理として使う感じですが、少しずつ本格的に使っていく方法を考えてみたいと思います。
Asana は ToDo リストタイプと、カンバン形式の両方が選べます。個人タスク管理であることと、使ってみた感覚から、私は ToDo リストが好みのようでした。(たぶん管理がちゃんとできないから雑に上下するぐらいがちょうどいい。それでいてセクション分けできるのがいいです。)

最初はメンターさんに倣って #22 「Trello があるので眠れない」 | #omoiyarifm な、眠れない Trello を検討していたw のですが、感覚的に Asana がマッチした感じで使っています。リストでざっくりと、エフェクト好きな感じが合ったのかな。